AI PICKS
総務

総務の方へ、
毎日の定型業務をAIに任せませんか。

総務の業務に直接効くAIツール7本と、「社内通達文の作成」といった悩みの解消法をまとめた、編集部の実務派ガイドです。

問合せ 月 数十〜数百件
総務の現場でよくある悩み
1

社内通達文の作成

2

備品手配

3

問合せ窓口対応

これらはAIで部分的に自動化できます。下のおすすめツールから1つ選んで試してみるのが近道です。

総務向けおすすめAIツール7本
1
Chatwork AI icon
Chatwork AI無料プランあり3.81/5.00

ここに向く社内チャット上の依頼整理や返信作成に使え、総務窓口の細かな問い合わせを捌きやすいです。

こう使う備品依頼、会議室相談、社内ルール質問を要約し、担当者別の対応タスクにします。

2
Yoom icon
Yoom無料プランあり3.87/5.00

ここに向くSaaS連携とAI-OCRで申請・転記を自動化でき、備品発注や稟議処理の定型化に向きます。

こう使う申請フォーム受信後、承認依頼、台帳更新、発注メール作成までワークフロー化します。

3
Helpfeel icon
Helpfeel有料3.27/5.00

ここに向く社内FAQ検索に向き、総務へ集中する就業規則や備品ルールの質問を自己解決へ寄せられます。

こう使う社内ポータルに通勤費、稟議、備品、慶弔対応のFAQを整備し検索させます。

4
Shodo icon
Shodo無料プランあり3.66/5.00

ここに向く日本語の社内通達や案内文を校正でき、誤解を招く表現や敬語崩れを減らせます。

こう使う全社案内、イベント告知、規程改定通知を読みやすい見出しと箇条書きに整えます。

5
Microsoft 365 Copilot icon
Microsoft 365 Copilot有料3.74/5.00

ここに向くWord、Excel、Teamsの資料や会議情報を扱え、総務の日常文書作成に使いやすいです。

こう使う議事録、備品台帳、稟議資料、社内説明スライドを既存ファイルから下書きします。

6
Pencil'd icon
Pencil'd有料3.25/5.00

ここに向く電話に出られない時間の受付を任せられ、代表電話や施設予約の取りこぼしを減らせます。

こう使う来客予約、業者連絡、採用候補者からの折返し依頼を記録し、担当者へ通知します。

7
Notion AI icon
Notion AI無料プランあり3.95/5.00

ここに向く社内手順書やイベント準備リストを一元化でき、担当交代時の引き継ぎに向きます。

こう使う防災訓練、入退社手続き、備品棚卸しの手順をDB化し、更新履歴を残します。

総務の業務でこう使う

総務でよくある業務を、そのままコピペで試せるプロンプト付きでまとめました。まず1つ動かしてから、自社の状況に合わせて言い回しを書き換えるのがおすすめです。

1

社内通達文の作成

プロンプト例

社内イベントの日時、対象者、持ち物、注意事項をもとに、全社員向けの簡潔な通達文を作成してください。

コツ: 対象者と期限を冒頭に置きます。

2

備品申請の整理

プロンプト例

備品申請一覧を、緊急度、部署、品目、承認要否で分類し、発注優先順位を提案してください。

コツ: 在庫台帳と必ず照合します。

3

社内FAQ整備

プロンプト例

総務への問い合わせ履歴から、社員が自己解決できるFAQの質問文と回答文を作成してください。

コツ: 実際の聞かれ方を見出しに使います。

総務の現場用語とAIへの指示のコツ

総務の業務では「稟議」「備品発注」「契約管理」などの用語が日常的に使われます。AIに指示を出すときも、こうした職種用語をそのまま使うと精度が上がります。

稟議備品発注契約管理社内通達イベント
総務のAI活用で気をつけること
  • 就業規則や労務条件の案内は最新版の規程を参照します。
  • 個人情報を含む申請台帳の閲覧権限を絞ります。
  • 契約・労務判断は専門部署へエスカレーションします。

総務固有の論点に絞っています。個人情報・契約情報をAIに直接渡さない、出力をそのまま外部へ送らない、担当者がレビューする運用にする、という3点は業界共通の基本原則です。

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よくある質問
Q. 総務でAIを使うと、月どれくらい時間が浮きますか?

A. 「社内通達文の作成」といった業務はAIで自動化でき、その分の作業時間を取り戻せます。業務量に応じて効果は変わります。

Q. 総務に向くAIツールはどれですか?

A. 編集部のおすすめはChatwork AI / Yoom / Helpfeelなど、総務の業務に直接効くツールです。詳しい用途は本ページ上の一覧をご覧ください。

Q. 総務向けのプロンプトは、どう設計すればいいですか?

A. 「役割」(総務担当)、「ゴール」(作りたい成果物)、「制約」(字数・形式)、「文脈」(会社や案件の前提)の4つを明示するのが基本です。「稟議」などの職種用語をそのまま使うと、精度が上がります。

Q. 総務のAI活用で気をつけることは?

A. 就業規則や労務条件の案内は最新版の規程を参照します。個人情報を含む申請台帳の閲覧権限を絞ります。これに加えて、AIの出力をそのまま使わず必ずレビューする、社内ガバナンスのチェックを通す、という2点を守ってください。

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