ガイド
総務
総務担当の、
月10時間を取り戻しませんか。
総務の業務に直接効くAIツール7本と、社内通達文の作成まで、編集部の実務派ガイドです。
問合せ 月 数十〜数百件
総務担当の現場でよくある悩み
1
社内通達文の作成
2
備品手配
3
問合せ窓口対応
これらはAIで部分的に自動化できます。下のおすすめツールから1つ選んで試してみるのが近道です。
総務向けおすすめAIツール
- 1
ここに向く社内チャット上の依頼整理や返信作成に使え、総務窓口の細かな問い合わせを捌きやすい。
こう使う備品依頼、会議室相談、社内ルール質問を要約し、担当者別の対応タスクにする。
- 2
ここに向くSaaS連携とAI-OCRで申請・転記を自動化でき、備品発注や稟議処理の定型化に向く。
こう使う申請フォーム受信後、承認依頼、台帳更新、発注メール作成までワークフロー化する。
- 3
ここに向く社内FAQ検索に向き、総務へ集中する就業規則や備品ルールの質問を自己解決へ寄せられる。
こう使う社内ポータルに通勤費、稟議、備品、慶弔対応のFAQを整備し検索させる。
- 4
ここに向く日本語の社内通達や案内文を校正でき、誤解を招く表現や敬語崩れを減らせる。
こう使う全社案内、イベント告知、規程改定通知を読みやすい見出しと箇条書きに整える。
- 5
ここに向くWord、Excel、Teamsの資料や会議情報を扱え、総務の日常文書作成に使いやすい。
こう使う議事録、備品台帳、稟議資料、社内説明スライドを既存ファイルから下書きする。
- 6
ここに向く電話に出られない時間の受付を任せられ、代表電話や施設予約の取りこぼしを減らせる。
こう使う来客予約、業者連絡、採用候補者からの折返し依頼を記録し、担当者へ通知する。
- 7
ここに向く社内手順書やイベント準備リストを一元化でき、担当交代時の引き継ぎに向く。
こう使う防災訓練、入退社手続き、備品棚卸しの手順をDB化し、更新履歴を残す。
総務の業務でこう使う
総務でよくある業務を、そのままコピペで試せるプロンプト付きでまとめました。まず1つ動かしてから、自社の状況に合わせて言い回しを書き換えるのがおすすめです。
1
社内通達文の作成
プロンプト例
社内イベントの日時、対象者、持ち物、注意事項をもとに、全社員向けの簡潔な通達文を作成してください。
コツ: 対象者と期限を冒頭に置く
2
備品申請の整理
プロンプト例
備品申請一覧を、緊急度、部署、品目、承認要否で分類し、発注優先順位を提案してください。
コツ: 在庫台帳と必ず照合する
3
社内FAQ整備
プロンプト例
総務への問い合わせ履歴から、社員が自己解決できるFAQの質問文と回答文を作成してください。
コツ: 実際の聞かれ方を見出しに使う
総務の現場用語とAIへの指示のコツ
総務の業務では「稟議」「備品発注」「契約管理」などの用語が日常的に使われます。AIに指示を出すときも、こうした職種用語をそのまま使うと精度が上がります。
稟議備品発注契約管理社内通達イベント
総務のAI活用で気をつけること
- ●就業規則や労務条件の案内は最新版の規程を参照する
- ●個人情報を含む申請台帳の閲覧権限を絞る
- ●契約・労務判断は専門部署へエスカレーションする
総務固有の論点に絞っています。個人情報・契約情報をAIに直接渡さない、出力をそのまま外部へ送らない、担当者がレビューする運用にする、という3点は業界共通の基本原則です。
総務関連の詳しい記事
よくある質問
Q. 総務でAIを使うと、月どれくらい時間が浮きますか？▼
A. 社内通達文の作成をAIで自動化すると、編集部の試算では月10-30時間の作業時間を取り戻せます。問合せ 月 数十〜数百件に応じて効果は変わります。
Q. 総務に向くAIツールはどれですか？▼
A. 編集部のおすすめはChatwork AI / Yoom / Helpfeelなど、総務の業務に直接効くツールです。詳しい用途は本ページ上の一覧をご覧ください。
Q. 総務向けのプロンプトは、どう設計すればいいですか？▼
A. 「役割」（総務担当）、「ゴール」（作りたい成果物）、「制約」（字数・形式）、「文脈」（会社や案件の前提）の4つを明示するのが基本です。 「稟議」などの職種用語をそのまま使うと、精度が上がります。
Q. 総務のAI活用で気をつけることは？▼
A. 就業規則や労務条件の案内は最新版の規程を参照する / 個人情報を含む申請台帳の閲覧権限を絞る加えて、AIの出力をそのまま使わず必ずレビューする、社内ガバナンスのチェックを通す、という2点を守ってください。
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