事務・アシスタントの方へ、
毎日の定型業務をAIに任せませんか。
事務・アシスタントの業務に直接効くAIツール7本と、「資料作成の反復」といった悩みの解消法をまとめた、編集部の実務派ガイドです。
資料作成の反復
スケジュール調整
メール返信の量
これらはAIで部分的に自動化できます。下のおすすめツールから1つ選んで試してみるのが近道です。
ここに向くWord、Excel、Outlook、Teamsの反復作業に直結し、資料作成やメール処理が多い事務部門に向きます。
こう使う会議メモから議事録を作り、Excel表を集計し、Outlook返信案やPowerPoint草案を作成します。
ここに向く大量の受信メールを要約し、短い指示から返信を作れるため、問い合わせ対応が多い事務に合います。
こう使う長いスレッドを要約し、請求確認、日程調整、資料送付などの返信案を自社の文体で整えます。
事務・アシスタントでよくある業務を、そのままコピペで試せるプロンプト付きでまとめました。まず1つ動かしてから、自社の状況に合わせて言い回しを書き換えるのがおすすめです。
請求書データ化
この請求書PDFから取引先名、請求日、支払期限、税抜額、消費税、税込額、振込先を表形式で抽出してください。
コツ: 最終確認は原本PDFで行います。
日程調整メール作成
取引先との30分打ち合わせ候補を3つ提示する丁寧なメールを作成してください。候補日は来週火曜午前、水曜午後、金曜15時です。
コツ: タイムゾーンと所要時間を書きます。
会議メモ整理
次の会議メモを、決定事項、担当者、期限、保留事項、次回確認事項に分けて、社内共有用に整えてください。
コツ: 曖昧な担当は未確定にします。
事務・アシスタントの業務では「請求」「発注」「資料作成」などの用語が日常的に使われます。AIに指示を出すときも、こうした職種用語をそのまま使うと精度が上がります。
- ●請求・給与・マイナンバーは社内規程に従います。
- ●電子帳簿保存法の保存要件は別途確認します。
- ●AIの仕訳候補は会計責任者が承認します。
事務・アシスタント固有の論点に絞っています。個人情報・契約情報をAIに直接渡さない、出力をそのまま外部へ送らない、担当者がレビューする運用にする、という3点は業界共通の基本原則です。
Q. 事務・アシスタントでAIを使うと、月どれくらい時間が浮きますか?▼
A. 「資料作成の反復」といった業務はAIで自動化でき、その分の作業時間を取り戻せます。業務量に応じて効果は変わります。
Q. 事務・アシスタントに向くAIツールはどれですか?▼
A. 編集部のおすすめはMicrosoft 365 Copilot / freee AI / Yoomなど、事務・アシスタントの業務に直接効くツールです。詳しい用途は本ページ上の一覧をご覧ください。
Q. 事務・アシスタント向けのプロンプトは、どう設計すればいいですか?▼
A. 「役割」(事務・アシスタント担当)、「ゴール」(作りたい成果物)、「制約」(字数・形式)、「文脈」(会社や案件の前提)の4つを明示するのが基本です。「請求」などの職種用語をそのまま使うと、精度が上がります。
Q. 事務・アシスタントのAI活用で気をつけることは?▼
A. 請求・給与・マイナンバーは社内規程に従います。電子帳簿保存法の保存要件は別途確認します。これに加えて、AIの出力をそのまま使わず必ずレビューする、社内ガバナンスのチェックを通す、という2点を守ってください。
編集部が対応事務・アシスタントのAI活用を無料相談
事務・アシスタントの業務に合うツール選び・使い分け・社内展開の進め方を、編集部が中立の立場で無料アドバイスします。
無料で相談する相談料・紹介料は無料編集部がメールで返信
