ガイド
事務・アシスタント
事務・アシスタント担当の、
月10時間を取り戻しませんか。
事務・アシスタントの業務に直接効くAIツール8本と、資料作成の反復まで、編集部の実務派ガイドです。
対応案件 1日 数十件
事務・アシスタント担当の現場でよくある悩み
1
資料作成の反復
2
スケジュール調整
3
メール返信の量
これらはAIで部分的に自動化できます。下のおすすめツールから1つ選んで試してみるのが近道です。
事務・アシスタント向けおすすめAIツール
- 1
ここに向くWord、Excel、Outlook、Teamsの反復作業に直結し、資料作成やメール処理が多い事務部門に向く。
こう使う会議メモから議事録を作り、Excel表を集計し、Outlook返信案やPowerPoint草案を作成する。
- 2
ここに向く請求書や領収書の読み取り、仕訳候補作成に使え、経理兼務の事務担当の入力負担を減らせる。
こう使う領収書画像や請求書PDFを取り込み、取引先、金額、勘定科目候補を確認して会計処理へ回す。
- 3
ここに向くSaaS間の転記や通知をノーコードで自動化でき、発注、請求、申請の定型処理が多い現場に向く。
こう使うフォーム回答をスプレッドシートへ登録し、承認依頼、請求書作成、Chatwork通知まで連携する。
- 4
ここに向く対面会議や電話メモを録音から要約まで処理でき、議事録と決定事項整理を兼務する事務に向く。
こう使う打ち合わせを録音し、決定事項、担当者、期限、未確認事項を抽出して関係者へ共有する。
- 5
ここに向く大量の受信メールを要約し、短い指示から返信を作れるため、問い合わせ対応が多い事務に合う。
こう使う長いスレッドを要約し、請求確認、日程調整、資料送付などの返信案を自社の文体で整える。
- 6
ここに向くメールにCCするだけで日程調整を進められ、社内外の候補日確認に時間を取られる職場に向く。
こう使う来客、面談、定例会の候補日時を提示し、参加者の空き時間を見てカレンダー登録まで任せる。
- 7
ここに向く電話に出られない時間の一次応答と予約受付を代行でき、小規模事業者の受付業務に向く。
こう使う営業時間外や会議中の着信に対応し、要件、氏名、連絡先、希望日時を取得して通知する。
- 8
ここに向く請求書、発注書、銀行明細から必要項目を抽出でき、紙やPDFの入力作業が多い事務に向く。
こう使う取引先名、請求番号、税額、支払期日を抽出し、確認後に会計ソフトや管理表へ連携する。
事務・アシスタントの業務でこう使う
事務・アシスタントでよくある業務を、そのままコピペで試せるプロンプト付きでまとめました。まず1つ動かしてから、自社の状況に合わせて言い回しを書き換えるのがおすすめです。
1
請求書データ化
プロンプト例
この請求書PDFから取引先名、請求日、支払期限、税抜額、消費税、税込額、振込先を表形式で抽出してください。
コツ: 最終確認は原本PDFで行う
2
日程調整メール作成
プロンプト例
取引先との30分打ち合わせ候補を3つ提示する丁寧なメールを作成してください。候補日は来週火曜午前、水曜午後、金曜15時です。
コツ: タイムゾーンと所要時間を書く
3
会議メモ整理
プロンプト例
次の会議メモを、決定事項、担当者、期限、保留事項、次回確認事項に分けて、社内共有用に整えてください。
コツ: 曖昧な担当は未確定にする
事務・アシスタントの現場用語とAIへの指示のコツ
事務・アシスタントの業務では「請求」「発注」「資料作成」などの用語が日常的に使われます。AIに指示を出すときも、こうした職種用語をそのまま使うと精度が上がります。
請求発注資料作成スケジュール調整電話対応
事務・アシスタントのAI活用で気をつけること
- ●請求・給与・マイナンバーは社内規程に従う
- ●電子帳簿保存法の保存要件は別途確認する
- ●AIの仕訳候補は会計責任者が承認する
事務・アシスタント固有の論点に絞っています。個人情報・契約情報をAIに直接渡さない、出力をそのまま外部へ送らない、担当者がレビューする運用にする、という3点は業界共通の基本原則です。
事務・アシスタント関連の詳しい記事
よくある質問
Q. 事務・アシスタントでAIを使うと、月どれくらい時間が浮きますか？▼
A. 資料作成の反復をAIで自動化すると、編集部の試算では月10-30時間の作業時間を取り戻せます。対応案件 1日 数十件に応じて効果は変わります。
Q. 事務・アシスタントに向くAIツールはどれですか？▼
A. 編集部のおすすめはMicrosoft 365 Copilot / freee AI / Yoomなど、事務・アシスタントの業務に直接効くツールです。詳しい用途は本ページ上の一覧をご覧ください。
Q. 事務・アシスタント向けのプロンプトは、どう設計すればいいですか？▼
A. 「役割」（事務・アシスタント担当）、「ゴール」（作りたい成果物）、「制約」（字数・形式）、「文脈」（会社や案件の前提）の4つを明示するのが基本です。 「請求」などの職種用語をそのまま使うと、精度が上がります。
Q. 事務・アシスタントのAI活用で気をつけることは？▼
A. 請求・給与・マイナンバーは社内規程に従う / 電子帳簿保存法の保存要件は別途確認する加えて、AIの出力をそのまま使わず必ずレビューする、社内ガバナンスのチェックを通す、という2点を守ってください。
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